GİRAY FİLO ARAÇ KİRALAMA SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
Bu Aydınlatma Metni, Giray Filo Araç Kiralama Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket” veya “Veri Sorumlusu”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat uyarınca; araç kiralama süreçleri, web sitemiz, mobil uygulamalarımız veya fiziki şubelerimiz kanalıyla işlenen kişisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz; Safaşehir Mah. Adana Yolu Bulv. No:231 Başpınar Şehitkamil / Gaziantep ve Mahmutbey Mah. Taşocağı Yolu Cad. Ağaoğlu My Office 212 Kat:4 No:407 Güneşli, Bağcılar / İstanbul adreslerinde faaliyet gösteren, 0396066060200019 MERSİS numaralı ve Şahinbey Vergi Dairesi, 3960660602 Vergi Kimlik Numaralı Giray Filo Araç Kiralama Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından veri sorumlusu sıfatıyla Kanun’a uygun olarak işlenmektedir.
2. İşlenen Kişisel Verileriniz
Şirketimiz ile kurduğunuz ticari/sözleşmesel ilişki kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:
- Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, ehliyet bilgileri (ehliyet sınıfı, veriliş yeri ve tarihi), pasaport bilgileri (yabancı müşteriler için), imza.
- İletişim Bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, ev/iş adresi.
- Müşteri İşlem Bilgileri: Kiralama sözleşmesi detayları, rezervasyon bilgileri, araç teslim alma/bırakma yeri ve zamanı, ceza makbuzları, kaza/hasar formları, fatura ve ödeme bilgileri.
- Araç Lokasyon ve Sürüş Güvenliği Bilgileri: Kiralanan araçlarda bulunan araç takip sistemi (GPS) vasıtasıyla elde edilen konum, hız ve kilometre verileri.
- İşlem Güvenliği Bilgileri: İnternet sitemiz veya mobil uygulamamızı kullanımınız sırasında oluşan IP adresi, log kayıtları, çerez (cookie) verileri.
3. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesindeki genel ilkelere uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Araç kiralama (operasyonel veya günlük) rezervasyon ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- Kiralama sonrası destek, bakım, onarım, ikame araç temini ve yol yardım hizmetlerinin sunulması,
- Finans ve muhasebe işlerinin takibi, faturalandırma ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
- Trafik cezalarının takibi, ödenmesi ve ilgili kiracıya/sürücüye rücu edilmesi,
- Kaza, hasar, sigorta ve kasko süreçlerinin yönetimi,
- Araç ve sürücü güvenliğinin sağlanması, suiistimallerin ve araç kayıplarının önlenmesi amacıyla araç takip sistemi (GPS) üzerinden lokasyon takibi yapılması,
- Müşteri memnuniyetine yönelik anket, analiz ve şikayet yönetim süreçlerinin yürütülmesi,
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (Emniyet Genel Müdürlüğü KABİS - Kiralık Araç Bildirim Sistemi, mahkemeler vb.) yasal bildirimlerin yapılması.
4. Kişisel Verilerinizin Aktarılması (Yeni Kanun ve Standart Sözleşme Uyumlu)
Kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda Kanun’un 8. maddesine ve güncellenen 9. maddesine (Yurt Dışına Aktarım) uygun olarak şu kişilere aktarılabilecektir:
- Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: Yasal yükümlülüklerimiz gereği Emniyet Genel Müdürlüğü (KABİS), adli makamlar, vergi daireleri ve ilgili diğer idari kurumlara,
- İş Ortakları ve Tedarikçiler: Sigorta ve kasko şirketleri, ekspertiz firmaları, yetkili teknik servisler, yol yardım şirketleri, bankalar ve ödeme kuruluşlarına,
- Yurt Dışına Aktarım: Şirketimizin kullandığı bulut tabanlı veri depolama sistemleri, veri tabanları, e-posta altyapıları (örn. Microsoft 365, Google Workspace vb.) veya global rezervasyon sistemlerinin sunucularının yurt dışında bulunması halinde; kişisel verileriniz, Kanun'un güncel 9. maddesi uyarınca Kurul tarafından yayımlanan Standart Sözleşmelerin akdedilmesi veya ilgili mevzuattaki uygun güvence yöntemlerinin sağlanması şartıyla yurt dışına aktarılabilecektir.
5. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz; internet sitemiz, mobil uygulamamız, çağrı merkezimiz, şubelerimiz, acentelerimiz, araçlarda yer alan telematik/GPS sistemleri vasıtasıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da sözleşme belgeleri gibi fiziki evraklar üzerinden otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.
Söz konusu veriler, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanarak işlenmektedir:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması: Araç kiralama sözleşmesinin kurulması, kiralama bedelinin tahsili, aracın teslim edilmesi.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi: KABİS bildirimleri, fatura düzenleme zorunluluğu, adli makamların bilgi talepleri.
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi: İlgili ticaret, vergi ve karayolları trafik mevzuatından kaynaklanan zorunluluklar.
- Veri sorumlusunun meşru menfaatleri: Şirket varlıklarının korunması ve araç güvenliğinin sağlanması amacıyla GPS konum takibi yapılması (ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla).
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: Olası uyuşmazlıklarda mahkemeler veya icra daireleri nezdinde delil olarak kullanılması.
- Açık Rıza: Pazarlama, kampanya bildirimleri ve yasal zorunluluk dışındaki yurt dışı veri aktarımları için açık rızanızın alınması durumunda.
6. Kanun’un 11. Maddesi Kapsamındaki Haklarınız
Kişisel veri sahibi olarak dilediğiniz zaman Şirketimize başvurarak kendinizle ilgili aşağıdaki hakları kullanabilirsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışına aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Analiz edilen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla aleyhinize bir sonuç doğurmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
7. Başvuru ve İletişim
Kanun kapsamındaki haklarınızı kullanmak adına hazırlayacağınız başvurularınızı;
- girayfilo@hs01.kep.tr Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresimize güvenli elektronik imza ile,
- Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden info@girayfilo.com adresine e-posta göndererek,
- Veya ıslak imzalı bir dilekçe ile Safaşehir Mah. Adana Yolu Bulv. No:231 Başpınar Şehitkamil / Gaziantep veya Mahmutbey Mah. Taşocağı Yolu Cad. Ağaoğlu My Office 212 Kat:4 No:407 Güneşli, Bağcılar / İstanbul adreslerine elden teslim ya da noter kanalıyla ulaştırarak şirketimize iletebilirsiniz.